プロジェクト推進で大事なこと
大規模でも小規模でも、プロジェクトマネジメントしていくうえで大事な共通のポイントがあります。ずばり合意形成です。
「そんなもん当たり前でしょ」と言われるかも知れませんが、まぁこれが一癖も二癖もありまして…。
ちょっと困ったなぁ…という私の過去の経験をつらつらと書いておきます。こうならんようにしよう、という参考にしていただければと思います。
合意形成で失敗？した事例
まぁ失敗とまで言えるか微妙ですが「困ったなぁ」とか「もっとこうしとけば良かったなぁ」ということをランキング形式で３つ書きます。
第３位「聞いてないけど？」
プロジェクトによってはたくさんの関係者（ステークホルダー）が存在して、いろんな部署や役職者、はたまた協力会社などにも話をしなければならない時があります。
プロジェクトの規模に関わらず、第三者から「そんな話は聞いてない！」と言われることがなんと多いことか…。
もちろん、プロジェクトの性質によってはトップダウンでモノが決まったりするので関係者全員に”事前に”話をするのは難しい場合もあるかも知れません。
ただ、当事者からすれば「聞いてないよ！」となるのもわかるので、関係する範囲を明確化しておくことが重要です。
- プロジェクトのスコープを明確にする
- そのスコープに関係する人物をプロジェクトメンバーに参画させる
- 合意が必要な事項と、合意すべき関係者の範囲を定める
- 決定した事項が関係者に通達される仕組み（体制）を作る
余談ですが、例えばA事業部のXさんとB事業部のYさん、情シスのZさんが参加しているプロジェクトで、B事業部と情シスに合意してもらう事象が発生した場合、PMの私に「（B事業部の）部長にも話さんとなぁ」とか「（情シスの）αさんにも合意をもらってください」というパターンがあります…。
いや、それはプロジェクトに参加しているYさん・Zさんが自部門に持ち帰って話してくれよ！と思うことも多々…。
ちなみに上記の例の場合「じゃぁ最初からB事業部の部長とか情シスのαさんをプロジェクトメンバーに入れとけば？」という話もあると思いますが、プロジェクトメンバーが多い（多すぎる）のはあまり好きではなく…このあたりはまた別の記事で書こうと思います。
第２位 論点のすり替え
これは合意形成をしようとするときの話ですが、ほとんどの場合は何かしら集まって会議をしている場で合意形成が行われるハズです。
その時に承認者である上長や決裁者が「それは良いんだけどこの件は？」とか「ちょっと直前の会議でこんなこと言われたんだけど…」というようにプロジェクトの合意形成で集まったはずの会議で別の会話をしてしまうということも多々あります。
説明資料を作って最後のページに結論を書いているのに、途中の説明ページで「これは？」「あれは？」と論点がとっ散らかり結論まで説明できない…ということも多いでしょう。
まぁこれは合意形成の会議に限らず、せっかく集まった会議の場で雑談で終わってしまうことは良くあるのではないでしょうか…。
「基本のキ」ではありますが、この会議で何をゴールにするのかを最初に明確化して参加者全員の方向性を一致させることが重要です。
- 会議には必ずアジェンダを用意してゴールを明確化する
- 論点がずれないよう説明資料は簡潔にまとめる
- 会議で使う資料は事前に共有しておく
- ずれそうなときはファシリテーターがしっかり軌道修正する
こういうときにやりがちなのは「会議のための会議」を計画することです。「会議のための会議」は無駄である、と言葉では理解しているものの、スケジュールを振り返ってみると割と設定してしまってたりしないでしょうか…。
論点がずれる他の原因として、プロジェクトメンバーもしくは決裁者が全容を把握できていない、ということもあります。なので、合意形成の場なのにあれはこれはと聞かざるを得ないということです。
「会議のための会議」は無駄ですが認識合わせが足りていないのであれば、優先しても良いかも知れません。
第１位「聞いてないけど！」
栄えある第１位は…「聞いてないけど！」です！
第３位の「聞いてないけど？」との違いはプロジェクト内なのに聞いてないけどと言われる事象です。（第３位の「聞いてないけど」は関係者から言われるパターン）
ほんとに聞いてない（報告していない）なら問題ですが、ここで言いたいのは過去に報告した、もっと言えば合意形成した後なのに「そんな話は聞いていない」と言われる時です。
そんなこと滅多にないでしょと思ったアナタ！これ、めっちゃ多いんです。
これにはいろんな原因がありまして、よく言われるのがちゃんと報告していないパターンです。これは上司とかPMが言いガチな話。
さほど重要ではないと判断して報告しなかったとか、自分で考え決めて行動したことが仇となった、とかとか…言いたいことはわかりますが上席は部下やメンバーを管理監督するのも仕事なのでうまくやりましょう。
一方で、メンバーからすれば「前に言ったのに…」とか「アンタに言われて作業してたのに…」ということもあるでしょう。理不尽なやつ。
断言しますが上司とかリーダーは指示した内容を忘れます。私もよく忘れます。言った言ってない議論ほど無駄なものはありません。
あるときはAと言ってたのに、次はBと言い、またAと言う…ようなリーダーもいます。（これは私はやってないと信じたい…）
これはもう端的に言うとコミュニケーション不足です。
- 合意形成した事項はリスト化していつでも見れる状態にしておく
- 会議はメモ程度でも必ず議事録を残し、次回会議は見ながら行う
- 会話した内容も確認の意味で端的にまとめてチャットなどで共有しておく
なんでもやりすぎは良くないですが「さっきの会話ってこういうことですよね？」という頭出しで箇条書きでもチャットしておくと認識齟齬も減るのでおすすめです。
これは何もメンバーが行うというわけではなく、プロジェクト参加者全員が意識しなければ効率よくできません。ぜひPMになったらこのあたりを徹底しましょう。
合意形成の重要性を意識しましょう
合意形成と表現するとプロジェクトのフェーズごとに行われる重要な意思決定と思われガチですが、そんなことはなく合意形成は日々の業務でも常に行われています。
「今日やる作業を上司に報告する」ひとつとっても、ある意味上司と合意したということになります。
大規模プロジェクトになればなるほど関係者も多くなり、どこまで合意を取るべきなのかわからくなることもあります。
プロジェクトマネジメント手法は様々なものがありますが、やはり基本ができてこそであり、基本とは当たり前の普遍的なものと思います。
- 無駄な会議はしない
- 会議の目次とゴールを定める
- 資料は簡潔に事前に共有する
- 決まったことは誰でも見れるようにしておく
- しっかりコミュニケーションを行う
上記はどんなプロジェクトマネジメント本にも書いてあると思いますし、「当たり前」のことなのだと思います。
しかしながら、この「当たり前」が「当たり前」にできているプロジェクトって少ないんじゃない？とも思います。（私だけ…？）
これらをしっかり行うことで合意形成がスムーズになり、期日通りのプロジェクト推進がやりやすくなります。
正しく合意形成しなければプロジェクトを推進することはできず、ズルズルと”検討”ばかり伸びてしまい実行まで時間がかかることになるでしょう。
こういう当たり前のことをしっかり愚直にやっていきましょう！
Comment
百戦錬磨のもりもとさん
日々多くのプロジェクトをこなされてるだけあって
説得力しかありません
また、いろいろお話聞かせてください
12月17日（火）お会いできるのを楽しみにしています!(^^)!
まさかこんなところでコメントいただけるとは！笑
たいへん恐縮ですm(_ _)m
引き続きよろしくお願いします！